POLÍTICA DE REGISTROS PÚBLICOS PARA la ciudad de Sevierville, TN

De conformidad con el Código Ann. de Tennessee. § 10-7-503(g), la siguiente Política de Registros Públicos para la Ciudad de Sevierville, TN es adoptada por la Junta de Alcaldes y Concejales para proporcionar acceso económico y eficiente a los registros públicos según lo dispuesto en la Ley de Registros Públicos de Tennessee ( “TPRA”) en el Código Ann de Tennessee. § 10-7-501, y siguientes.

La TPRA establece que todos los registros estatales, del condado y municipales, en todo momento durante el horario comercial, estarán abiertos para inspección personal por parte de cualquier ciudadano de este estado, y aquellos a cargo de los registros no negarán dicho derecho de inspección a ningún ciudadano, a menos que lo contrario dispuesto por la ley estatal. Ver Código Ann de Tennessee. § 10-7-503(a)(2)(A). En consecuencia, se presume que los registros públicos de la ciudad de Sevierville, Tennessee, están abiertos a inspección, a menos que la ley disponga lo contrario.

El personal de la ciudad de Sevierville, TN brindará acceso y asistencia de manera oportuna y eficiente a las personas que soliciten ver o recibir copias de registros públicos. Ninguna disposición de esta Política se utilizará para obstaculizar el acceso a los registros públicos. Sin embargo, la integridad y organización de los registros públicos, así como el funcionamiento eficiente y seguro de la Ciudad de Sevierville, TN, estarán protegidos según lo dispuesto por la ley vigente. Las inquietudes sobre esta Política deben dirigirse al Coordinador de Solicitudes de Registros Públicos de la Ciudad de Sevierville, TN o a la Oficina del Asesor de Registros Abiertos de Tennessee (“OORC”).

Esta Política está disponible para inspección y duplicación en la oficina del Administrador de la Ciudad. Además, esta Política está publicada en línea en www.seviervilletn.org. Esta Política se revisará según sea necesario.

Esta Política se aplicará de manera consistente en las diversas oficinas, departamentos y/o divisiones de la ciudad de Sevierville, TN.

I. Definiciones:

A. Custodio de registros: La oficina, funcionario o empleado legalmente responsable de la custodia y cuidado directo de un registro público. Ver Código Ann de Tennessee. § 10-7-503(a)(1)(C). El custodio de los registros no es necesariamente el preparador o receptor original del registro.

B. Registros públicos: todos los documentos, papeles, cartas, mapas, libros, fotografías, microfilmes, archivos y productos de procesamiento electrónico de datos, películas, grabaciones de sonido u otro material, independientemente de su forma o características físicas, elaborados o recibidos de conformidad con la ley o ordenanza o en conexión con la transacción de asuntos oficiales por parte de cualquier agencia gubernamental. Ver Código Ann de Tennessee. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Coordinador de Solicitudes de Registros Públicos: La persona o personas designadas en la Sección III, A.3 de esta Política que tiene, o tiene, la responsabilidad de garantizar que las solicitudes de registros públicos se envíen al custodio de registros apropiado y se cumplan de acuerdo con la TPRA. Ver Código Ann de Tennessee. § 10-7-503(a)(1)(B). El Coordinador de Solicitud de Registros Públicos también puede ser el custodio de registros.

D. Solicitante: Una persona que busca acceso a un registro público, ya sea para inspección o duplicación.

II. Solicitar acceso a registros públicos

A. Las solicitudes de registros públicos se realizarán al Coordinador de Solicitudes de Registros Públicos ("PRRC") o su designado o mediante presentación en línea para garantizar que las solicitudes de registros públicos se envíen al custodio de registros apropiado y se cumplan de manera oportuna.

B. No se puede exigir que las solicitudes de inspección únicamente se realicen por escrito. El PRRC solicitará una dirección postal o de correo electrónico del solicitante para proporcionar cualquier comunicación escrita requerida según la TPRA.

C. Las solicitudes de inspección se pueden realizar de forma oral o por escrito en el Formulario A en el Ayuntamiento de la ciudad de Sevierville, TN, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, o en el Departamento de Policía de la ciudad de Sevierville, TN, 300 Gary Wade Blvd. ., Sevierville, TN 37862, o por teléfono al 865-868-1695, o por correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra robots de spam. Es necesario activar Javascript para visualizarla., o en línea en www.seviervilletn.org.

D. Las solicitudes de copias, o las solicitudes de inspección y copias, se realizarán por escrito en el Formulario A en persona o por correo en la Ciudad de Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, o en la Ciudad del Departamento de Policía de Sevierville, TN, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, o por teléfono al 865-868-1695, o por correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra robots de spam. Es necesario activar Javascript para visualizarla., o en línea en www.seviervilletn.org.

E. Se requiere prueba de ciudadanía de Tennessee mediante la presentación de una licencia de conducir válida de Tennessee o una forma de identificación alternativa aceptable como condición para inspeccionar o recibir copias de registros públicos.

III. Responder a solicitudes de registros públicos

A. Coordinador de Solicitud de Registros Públicos

1. El PRRC revisará las solicitudes de registros públicos y tomará una determinación inicial de lo siguiente:

a. Si el solicitante proporcionó evidencia de ciudadanía de Tennessee;

b. Si los registros solicitados se describen con suficiente especificidad para identificarlos; y

C. Si la ciudad de Sevierville, TN es la guardiana de los registros.

2. El PRRC acusará recibo de la solicitud y tomará cualquiera de las siguientes acciones apropiadas:

a. Informar al solicitante de esta Política y de las elecciones realizadas respecto de:

i. Prueba de ciudadanía de Tennessee;

ii. Formulario(s) requerido(s) para las copias;

III. Tarifas (y umbral laboral y exenciones, si corresponde); y

IV. Agregación de solicitudes múltiples o frecuentes.

b. En su caso, denegar la solicitud por escrito, aportando el fundamento pertinente como uno de los siguientes:

i. El solicitante no es, o no ha presentado pruebas de ser, ciudadano de Tennessee;

ii. La solicitud carece de concreción;

III. Una exención hace que el registro no esté sujeto a divulgación según la TPRA;

IV. La ciudad de Sevierville, TN no es la guardiana de los registros solicitados; o

v. Los registros no existen.

C. Si corresponde, comuníquese con el solicitante para ver si se puede limitar la solicitud.

d. Envíe la solicitud de registros al custodio de registros correspondiente en la ciudad de Sevierville, TN.

3. El PRRC designado es:

a. Oficial de información pública de la ciudad de Sevierville, TN.

b. Información de contacto: Ciudad de Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, por teléfono al 865-868-1695 o por correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra robots de spam. Es necesario activar Javascript para visualizarla..
 

B. Custodio de registros

1. Al recibir una solicitud de registros públicos, el custodio de registros deberá poner a disposición de inmediato los registros públicos solicitados de conformidad con el Código Ann. de Tennessee. § 10-7-503. Si el custodio de los registros no está seguro de que se aplique una exención aplicable, el custodio puede consultar con el PRRC, el abogado o la OORC.

2. Si no es posible proporcionar con prontitud los registros solicitados porque es necesario tiempo adicional para determinar si los registros solicitados existen; buscar, recuperar o de otro modo obtener acceso a registros; determinar si los registros están abiertos; redactar registros; o por otras razones similares, el custodio de registros deberá, dentro de los siete (7) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud por parte del custodio de registros, enviar al solicitante un formulario de respuesta a la solicitud de registros públicos completo que se adjunta como formulario B, basado en el formulario desarrollado. por la OORC.

3. Si un custodio de registros niega una solicitud de registro público, deberá rechazar la solicitud por escrito según lo dispuesto en la Sección III.A.2.b y podrá utilizar el Formulario B de respuesta a la solicitud de registros públicos.

4. Si un custodio de registros determina razonablemente que la producción de registros debe segmentarse porque la solicitud de registros es para un gran volumen de registros, o es necesario tiempo adicional para preparar los registros para el acceso, el custodio de registros deberá utilizar el Formulario B de respuesta a la solicitud de registros públicos. notificar al solicitante que la producción de los registros se realizará en segmentos y que se proporcionará un cronograma de producción de registros lo antes posible. Si corresponde, el custodio de registros debe comunicarse con el solicitante para ver si se puede limitar la solicitud.

5. Si un custodio de registros descubre que se omitieron registros en respuesta a una solicitud de registros, el custodio de registros debe comunicarse con el solicitante en relación con la omisión y presentar los registros lo más rápido posible.

C. Redacción

1. Si un registro contiene información confidencial o información que no está abierta a la inspección pública, el custodio de los registros deberá preparar una copia redactada antes de brindar acceso. Si surgen preguntas sobre la redacción, el custodio de registros debe coordinar con el abogado u otras partes apropiadas la revisión y redacción de los registros. El custodio de registros y el PRRC también pueden consultar con el OORC.

2. Siempre que se proporcione un registro redactado, el custodio de registros debe proporcionar al solicitante la base para la redacción. La base dada para la redacción será de naturaleza general y no revelará información confidencial.

IV. Inspección de registros

A. No habrá ningún cargo por la inspección de registros públicos.

B. La ubicación para la inspección de registros dentro de las oficinas de la ciudad de Sevierville, TN será determinada por el PRRC o el custodio de registros.

C. Cuando existe una base razonable, el PRRC o un custodio de registros puede requerir una cita para inspección.

V. Copias de registros

A. Un custodio de registros deberá responder con prontitud a una solicitud de copias de registros públicos de la manera más económica y eficiente posible.

B. Las copias estarán disponibles para su recogida en una oficina oficial designada por la ciudad de Sevierville, TN.

C. Tras el pago de las tarifas y el envío, el Servicio Postal de los Estados Unidos entregará las copias a la dirección particular del solicitante.

D. No se permitirá al solicitante hacer copias de registros con equipo personal, que no sean cámaras portátiles, incluidas las cámaras de teléfonos celulares. Los solicitantes pueden comprar dispositivos de almacenamiento en la ciudad de Sevierville, TN, en los cuales se descargarán los registros.

VI. Tarifas y Cargos y Procedimientos de Facturación y Pago

Las tarifas y cargos por copias de registros públicos no deben utilizarse para obstaculizar el acceso a los registros públicos.    

A. Los custodios de registros proporcionarán a los solicitantes una estimación detallada de los cargos antes de producir copias de los registros y podrán exigir el pago anticipado de dichos cargos antes de producir los registros solicitados.

B. No se cobrará ninguna tarifa por solicitudes rutinarias de copias de documentos pequeños a los que el personal de la Ciudad pueda acceder fácilmente, como agendas de reuniones públicas y actas aprobadas, avisos públicos, informes de accidentes, informes de arrestos e informes de incidentes. En otros casos en los que los honorarios por copias y mano de obra no excedan los $50.00, se podrán condonar los honorarios. Las solicitudes de exención de tarifas superiores a $50.00 deben presentarse al Administrador de la ciudad, quien está autorizado a determinar si dicha exención es lo mejor para la ciudad de Sevierville y para el bien público. No se eximirán las tarifas asociadas con las solicitudes de registros agregados.

C. Las tarifas y cargos por copias son los siguientes:

1. $0.15 por página para copias en blanco y negro de tamaño carta y legal.

2. $0.50 por página para copias en color de tamaño carta y legal cuando estén disponibles.

3. El costo real de cualquier otro medio en el que se produzca un registro/información.

4. Laboral cuando el tiempo exceda de una hora.

5. Si se utiliza un proveedor externo, los costos reales evaluados por el proveedor.

D. El pago puede realizarse en efectivo, cheque personal o tarjeta de crédito y presentarse al custodio de registros correspondiente. Todos los pagos con tarjeta de crédito incluirán tarifas de procesamiento de tarjeta de crédito.

E. Se requerirá el pago por adelantado de la compilación de los registros solicitados cuando se estima que los costos exceden los $50.00.

F. Agregación de solicitudes frecuentes y múltiples

1. La Ciudad de Sevierville agregará solicitudes de registros de acuerdo con la Política de Solicitudes Frecuentes y Múltiples promulgada por la OORC cuando se reciban más de cuatro solicitudes dentro de un mes calendario (ya sea de un solo individuo o de un grupo de personas que se considera que trabajan en conjunto). .

2. Si en un mes natural se reciben más de cuatro solicitudes:

a. Las solicitudes de registros se agregarán a nivel del PRRC.

b. El PRRC es responsable de determinar que un grupo de personas está trabajando en conjunto. El PRRC o el custodio de registros informarán a las personas que se considera que están trabajando en conjunto y que tienen derecho a apelar la decisión ante el OORC.

Las solicitudes de artículos que se publican de forma rutinaria y son fácilmente accesibles están exentas de la sección VI.F. Estos registros incluyen, entre otros: agendas de reuniones públicas y actas aprobadas, avisos públicos, informes de accidentes, informes de arrestos e informes de incidentes.